JORNADAS LOPD (nov-2005) - GESTIÓN DOCUMENTAL EN CONSULTAS MÉDICAS DE TITULARIDAD PRIVADA

DEFINICIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ANÁLISIS DEL ENTORNO ACTUAL

NECESIDADES Y RAZONES PARA LA INFORMATIZACIÓN DE LAS CONSULTAS

SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA EN ESPAÑA

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DEFINICIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
“ El conjunto de actividades específicas que permiten coordinar y controlar de forma sistemática, todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos de una organización”.
- Diferencias entre archivo-depósito de historias clínicas y gestión de la información.
- Necesidad de las herramientas tecnológicas adecuadas.

Herramientas tecnológicas:

Software de Gestión Documental o de Gestión de la información. Programas informáticos que nos ayudan a introducir los datos que forman la historia clínica y nos los almacenan en la memoria de nuestro ordenador.

ANALISIS DEL ENTORNO ACTUAL

2.1. SANIDAD PRIVADA. - Ficheros manuales, no automatizados, historias clínicas en papel
- Archivos no acondicionados correctamente
- No hay medidas de seguridad
- No existe gestión de la información que contienen nuestros archivos

2.2. SANIDAD PRIVADA INFORMATIZADA
Farmacia, óptica, salud bucodental, radiología, rehabilitación, análisis clínicos (registro de ficheros privados de la APD).

2.3. SANIDAD PÚBLICA
- Informatización de la Atención Primaria
- Automatización de informes de alta
- Digitalización de informes de urgencia

2.4. OTROS SECTORES
- Mayor uso de herramientas tecnológicas: Internet, correo electrónico, móviles, ordenadores, GPS, PDA...
- Mayor gestión documental: nóminas, facturas, correos, circulares...por medio de la informatización.

Conclusiones: - Desfase tecnológico de la sanidad privada en comparación del resto de sectores de la industria
- Brecha digital entre profesionales de la propia sanidad privada.

NECESIDADES Y RAZONES PARA LA INFORMATIZACIÓN DE LAS CONSULTAS

¿Por qué los profesionales de la sanidad privada no se introducen en las nuevas tecnologías?
1. El miedo al cambio y a lo desconocido.
2. Desembolso económico.

NECESIDADES:
- Mejorar la eficiencia.
- Liberar espacio físico.
- Encontrar la información cuando la necesitamos.
- Apoyo en la toma de decisiones.

RAZONES
- ECONÓMICAS: reducción de costes de almacenamiento y gestión. Mejora de la eficiencia organizativa.
- INFORMATIVAS: aumentar la calidad de la información consigue mejorar la atención sanitaria.
- PROTECCIÓN JURÍDICA: Evita la pérdida de historias clínicas ó de documentación que las completa. Ayuda a cumplir las medidas de seguridad de la APD.
- PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
- Valor añadido, el buen uso de las nuevas tecnologías es una ventaja competitiva para cualquier empresa.

SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

- Sistemas GED (GEstión Electrónica de Documentos) : IMR , FileNET, invesDoc
- Gestión de archivos: ArchiDoc, IAD
- Gestión documental en Intranets: DocuShare, Docuweb

Muy importante:
La implantación de nuevos sistemas de gestión e información ha de hacerse por medio de los profesionales de las TIC.
Se puede realizar una gestión documental de nivel básico con herramientas ofimáticas (clasificación de carpetas de windows, base de datos de Access...) aunque éstas no garantizan el cumplimiento de las medidas de seguridad de la LOPD.

HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA EN ESPAÑA

VENTAJAS:
- Se evitan errores de trascripción e interpretación.
- La información sólo ha de escribirse una sola vez.
- Se agilizan los tiempos de recuperación de la información.
- No se producen pérdidas de historias clínicas.
- No hay duplicidad.
- No supone grandes cambios en los modos de trabajo.
- Se simplifican las tareas administrativas.
- Podemos cumplir sin mayor problema las medidas de seguridad de la APD.

Algunos hospitales y clínicas que usan herramientas tecnológicas en la gestión documental de historias clínicas:

- Hospital de Alcorcón
- Hospital de Cruces
- Hospital Fundación Manacor
- H. Clínico San Marcos
- H. Alto Guadalquivir
- H. De la Ribera
- IMAS
- H. De Navarra